Vanaf nu is het binnen de software van Debiteuren365.nl mogelijk om onder andere offertes en automatische incasso’s digitaal te ondertekenen met Ondertekenen.nl. Wat dit precies inhoudt en hoe dit in zijn werk gaat, lees je allemaal in deze blog.

Digitaal ondertekenen

Wat houdt het nou precies in, dat digitaal ondertekenen? Digitaal ondertekenen betreft eigenlijk een digitale handtekening. Hierbij wordt de papieren handtekening vervangen door een online versie. Dit kan natuurlijk niet zomaar, want een handtekening dient uiteraard wel rechtsgeldig te zijn.

Veel organisaties denken dat de digitale hand­tekening een gescande variant van je papieren handtekening is. Bij een digitale handtekening komt meer kijken dan het vervangen van de papieren handtekening door een gescande handtekening of een krabbel via touch of muis.

Ondertekenen.nl levert dan ook een geavanceerde digitale handtekening. Hierbij wordt vastgelegd wie (IP-adres, e-mail, aangevuld met SMS, iDIN, iDEAL of DigiD), wat (het document), wanneer (tijdstip: bekeken en getekend), waar (geolocatie) ondertekent. De ‘krabbel’ die na het vaststellen van de identiteit gezet wordt, dient als wilsuiting. Zo komen er op het document digitale stempels (één per ondertekende), die aan te klikken zijn en waarin de eerdergenoemde informatie is opgeslagen.

Hoe werkt het?

Op dit moment is het bij Debiteuren365.nl mogelijk om onder andere offertes en incasso machtigingen digitaal te ondertekenen. Deze documenten kunnen geheel in uw huisstijl worden opgemaakt. Zowel bij een offerte als een incasso machtiging ontvangt uw klant van u een mail met daarin het verzoek het betreffende document digitaal te ondertekenen. Dit kan met één druk op de knop vanaf elk device (desktop, laptop, tablet en mobiel).

Voordelen digitaal ondertekenen

Een groot voordeel van het digitaal ondertekenen is de eenvoud. In plaats van een document eerst uit te printen op papier, dan te ondertekenen en vervolgens weer in te scannen en te verzenden, kun je een online document nu gemakkelijk en snel direct digitaal ondertekenen. Dit scheelt een hoop tijd! En het is ook nog eens goed voor het milieu!

Tevens is het mogelijk om vanaf iedere plek op elk moment volledig digitaal zaken te doen. Zo kun je direct een digitaal proces afronden. Dit versnelt een proces aanzienlijk! Binnen 3 minuten kunt u al een (juridische rechtsgeldig) getekend document hebben. De ondertekenaar kan via touch en zonder installatie van aanvullende software eenvoudig op zijn mobiel, laptop, desktop of tablet ondertekenen.

Daarnaast is het voordelig, want met de digitale handtekening zijn er geen overbodige kosten voor papier, administratieve handelingen en versturen per post. Een papieren document ondertekenen kost veelal meer dan drie euro. Met de digitale handtekening kun je direct kosten besparen.

Ook is het minder foutgevoelig. Zo voorkom je met digitaal onderteken fouten die op de loer liggen bij het handmatig invullen of overtypen van documenten.

En ten slotte niet onbelangrijk: de digitale handtekening via ondertekenen.nl is rechtsgeldig. Met deze dienst verzamel je de juiste bewijskracht. De handtekening voldoet aan de vereisten voor de elektronische handtekening, conform eIDAS en artikel 3:15a Burgerlijk Wetboek. Lees hier meer informatie over de rechtsgeldigheid.

Wil je graag meer informatie over het digitaal ondertekenen via debiteuren365.nl of wil je het graag een keer in de praktijk zien? Laat het ons dan weten via het contactformulier. We nemen dan zo snel mogelijk contact met je op.