Commercieel directeur Patrick Jansen van Zwerfkei Tijdelijk Beheer dacht dat het nog niet mogelijk was, het op een rechtsgeldige manier digitaal laten ondertekenen van per e-mail toegestuurde opzeggingen. Totdat hij op een ouderavond van zijn zoon Evidos-directeur Kick Willemse tegen het lijf liep. Die bleek er een product voor te hebben. De inzet ervan levert Zwerfkei nu sinds een half jaar een grote efficiëntieslag in de bedrijfsvoering op.
Zwerfkei is de grondlegger van ‘bewaken door bewonen’, het principe van antikraak. Het werd opgericht in 1980, een tijd waarin er nog echt veel gekraakt werd, vertelt Patrick Jansen. In zijn studententijd is hij zelf nog een tijdje antikraker geweest, dus hij kent het klappen van de zweep. Tegenwoordig worden er nauwelijks nog panden gekraakt en is het ook bij wet verboden. Het tijdelijk beheer van onroerend goed voorziet echter nog steeds in een behoefte. “We ontwikkelen nu allerlei nieuwe woonconcepten voor leegstaande gebouwen – in en rond Amsterdam – waarbij we steeds meer werken met woningzoekenden, kunstenaars en jonge ondernemers, die we tegen gunstige voorwaarden tijdelijk kunnen onderbrengen. Dat is inmiddels een algemeen aanvaarde woonvorm.”In de wereld van Zwerfkei is het maken van waterdichte afspraken in de vorm van juridisch rechtsgeldige contracten natuurlijk cruciaal. Jansen: “Als bewoners hier komen dan tekenen ze een contract. Daar staat onder meer een opzegtermijn in, de termijn waarbinnen ze een pand weer dienen op te leveren. Als dat aan de orde is, sturen wij een brief uit naar deze bewoners met daarin de datum wanneer het pand leeg moet zijn. Voorheen werd die brief aangetekend verstuurd. Daarmee kregen wij de bevestiging dat de bewoner van het pand die brief ook daadwerkelijk ontvangen had. Dat is voor ons van essentieel belang. Want als iemand die brief niet ontvangen heeft en het pand is op de gewenste datum niet leeg, dan kunnen wij het niet opleveren. Dan staat er bijvoorbeeld een aannemer klaar die de sloophamer erin wil zetten, terwijl de spullen van de bewoner er nog niet uit zijn. Dus daar moet heel secuur mee worden omgegaan: dat we ook daadwerkelijk die bevestiging hebben.”
Toen en nu
Hoe ging dit proces tot voor kort in zijn werk? De vastgoedeigenaar zegde zijn contract op en gaf aan per wanneer zijn eigendom leeg moest worden opgeleverd. Daarvan stuurde de eigenaar Zwerfkei een bevestiging en die stuurde weer een brief met die mededeling naar de bewoner. “Dan moet je die brief uitprinten”, schetst Jansen, “in een envelop doen, je maakt kosten voor het aantekenen, je moet naar het postkantoor, want je kunt hem niet zo op de brievenbus doen, uiteindelijk moet dat dan weer worden bevestigd door de bewoner, et cetera.”Dat traject is veel langer en kent veel meer haken en ogen dan wanneer Zwerfkei dat allemaal digitaal via e-mail zou kunnen afwikkelen. En dat kan tegenwoordig, zo ontdekte Jansen toen hij bij toeval in aanraking met Evidos kwam.De oplossing van Evidos werd geïntegreerd met het databasesysteem van Zwerfkei, waarmee het hele proces digitaal kan plaatsvinden. Op het moment dat Zwerfkei nu een opzegging binnenkrijgt van een eigenaar, genereert men met één klik op de knop een opzeggingsbrief, die automatisch per e-mail wordt verstuurd. Zwerfkei krijgt vervolgens via het zogeheten Signhost-platform van Evidos (www.ondertekenen.nl) direct een bevestiging terug op het moment dat die brief door de ontvanger digitaal ondertekend is.
Hoe precies?
Rest ons de vraag wat de ontvanger nu precies praktisch gezien moet doen om een opzegging digitaal te ondertekenen. Jansen legt uit: “Hij krijgt een e-mail met de boodschap: het pand waarin je woont, is opgezegd. Via onderstaande link krijg je de opzegbrief. Ik verzoek je die digitaal te ondertekenen door op de groene knop te klikken. Als ze daarop klikken, krijgen ze aan de hand van een online-PDF de opzegging te zien. En dan hebben ze de optie om te weigeren of te accepteren. Op het moment dat ze accepteren, komt er een digitale handtekening onder en wordt het document via Evidos tevens van een tijdstempel voorzien.”Het e-mailadres dient in dit geval dus als identificatiemiddel. Dat is voor Zwerfkei de aangewezen methode, omdat het sowieso veel via e-mail communiceert met zijn bewoners. “Daardoor weten we ook vrijwel zeker dat een bepaald e-mailadres ook echt bij een bepaalde persoon hoort.” Bijkomend voordeel van deze digitale afhandeling is dat het niet uitmaakt waar de ondertekenaar zich bevindt. Hij kan overal ondertekenen, als hij maar over internet beschikt en bij zijn e-mail kan. “Wij gebruiken het nu ruim een half jaar en het levert ons veel gemak en tijdwinst op”, aldus een zeer tevreden Jansen tot besluit.