Case study 

Hogeschool Utrecht

Wilt u de case study later nog eens teruglezen? Download hem nu!

Studenten, stagebegeleiders en stagebedrijven tekenen digitaal dankzij Evidos

Studenten die op stage gaan, moeten hiervoor een praktijkovereenkomst ondertekenen. De Hogeschool Utrecht (HU) heeft dit proces gedigitaliseerd, wat studenten, stagebegeleiders en stagebedrijven veel tijd bespaart. “Het ondertekenen van een stagecontract hoeft nu slechts enkele minuten in beslag te nemen. Dit terwijl met name studenten hier voorheen al snel uren aan kwijtwaren”, legt manager Jeroen Nienhuis uit.

De ondersteunende diensten van de HU zijn de afgelopen jaren gecentraliseerd. Dit was onderdeel van een bredere herstructurering waarbij de hogeschool investeringen in onderwijs en technische ondersteuning beter in balans bracht. Het actief investeren in technische hulpmiddelen heeft een belangrijkere plaats binnen de organisatie gekregen.

hu

Minder personeel beschikbaar

De hoeveelheid technisch ondersteunend personeel is door deze centralisatie flink afgenomen. “We ondersteunen met minder mensen dezelfde groep studenten en docenten. Om dit mogelijk te maken, hebben we de processen binnen de HU kritisch onder de loep genomen en processen waar mogelijk geüniformeerd en gestandaardiseerd. In veel gevallen zijn deze processen ook meteen gedigitaliseerd”, zegt Nienhuis, teamleider/manager van het praktijkbureau Locatie Padualaan 101 van de HU.Eén van deze processen is het opstellen en ondertekenen van praktijkovereenkomsten voor studenten die stage lopen. De HU telt tussen de 35.000 en 40.000 studenten, die in hun vierjarige opleiding twee tot drie keer op stage gaan. Jaarlijks worden dan ook duizenden stagecontracten ondertekend. “Voorheen ging dit op papier, met ‘natte’ handtekeningen. Dit betekende in de praktijk dat studenten hun praktijkovereenkomst op hun stageplek lieten ondertekenen en er daar ook zelf hun handtekening onder plaatsten. Vervolgens reisden zij fysiek naar de HU om de overeenkomst te laten ondertekenen door hun stagebegeleider”, legt Nienhuis uit.

 

We ondersteunen met minder mensen dezelfde groep studenten en docenten.”

Stroomlijnen

“Dit proces was omslachtig en kostte zowel studenten als stagebegeleiders onnodig veel tijd. We hebben dit proces daarom gestroomlijnd. In samenwerking met Evidos hebben we een digitaal proces opgezet dat het mogelijk maakt een praktijkovereenkomst via internet te ondertekenen.”Via een webformulier kunnen studenten in vijf stappen de benodigde informatie invullen om geautomatiseerd een praktijkovereenkomst te laten genereren.

Grote tijdswinst

De digitaliseringsslag heeft veel winst opgeleverd, zowel voor studenten als docenten. Zo hoeven studenten niet langer fysiek naar de hogeschool af te reizen om hun overeenkomst door een docent te laten ondertekenen, terwijl docenten de getekende praktijkovereenkomst digitaal krijgen aangeleverd en hem dus niet langer hoeven te digitaliseren. Nienhuis: “De tijdswinst is enorm. Afhankelijk van de woonplaats van een student en de vestigingsplaats van diens stagebedrijf nam het ondertekenen van een praktijkovereenkomst al snel vele uren in beslag. Nu kan een praktijkovereenkomst – als alle betrokken partijen achter hun laptop zitten – in slechts vijf minuten worden opgesteld, ondertekend en geüpload naar OnStage.”

Goed bekend met de markt

De oplossing is door Evidos ontwikkeld in samenwerking met partner FormsEngine.io, onderdeel van MyCubes. Het webformulier dat studenten gebruiken om hun praktijkovereenkomst op te stellen, is gemaakt door FormEngine.io. Evidos heeft de functionaliteit voor het digitaal ondertekenen van de overeenkomsten gerealiseerd. Ook vormde het bedrijf het aanspreekpunt voor de HU.“De oplossing is in eerste instantie getest middels een pilotproject met een select aantal opleidingen van de HU. Na dit pilotproject is de oplossing naar alle opleidingen van de hogeschool uitgerold”, legt Nienhuis uit. Het project is eind 2017 gestart. De eerste versie van het systeem is een half jaar later in gebruik genomen. “Sindsdien werken we aan het finetunen en optimaliseren ervan. Zodra een oplossing in gebruik is genomen, merk je vaak pas waar verdere ruimte voor verbeteringen en optimalisaties is.”

Deze overeenkomst kan vervolgens direct door de student digitaal worden ondertekend, waarna hij via e-mail wordt doorgezet naar het stagebedrijf en de stagebegeleider op de HU.“Zodra de praktijkovereenkomst door alle betrokken partijen is ondertekend, wordt hij weer digitaal aangeleverd bij de student. Hij of zij kan de overeenkomst vervolgens uploaden naar OnStage, een volg- en registratiesysteem voor onder meer stages, afstudeerprojecten en deeltijdtrajecten.”

 

Oplossing bevalt goed

De oplossing is inmiddels door enkele duizenden studenten van de HU gebruikt, en hij bevalt goed. “We merken in de praktijk dat dit veel tijd bespaart en het ondertekenen van praktijkovereenkomsten in belangrijke mate stroomlijnt. Dit is een belangrijk voordeel voor alle betrokken partijen, dus zowel studenten en stagebegeleiders als stagebedrijven. We zijn dan ook erg tevreden met de nieuwe werkwijze”, besluit Nienhuis.

Wilt u elektronisch ondertekenen GRATIS uitproberen?