Vesteda

Nieuwe workflow

Schlüter geeft een beknopte beschrijving van hoe het hele proces van woning-geïnteresseerde tot huurder nú verloopt. “De geïnteresseerde in een woning moet aan bepaalde voorwaarden voldoen, wil hij huurder bij ons worden. En omgekeerd moeten wij natuurlijk de juiste woning beschikbaar hebben. We checken dingen als de financiële draagkracht en de identiteit. Indien alles in orde is, de woning is bezichtigd en de huurder wil graag huren, wordt het huurcontract opgemaakt en krijgt de huurder een mailtje met een korte instructie hoe hij het contract, dat is geüpload naar het Ondertekenen-platform, digitaal kan ondertekenen. Zodra dat is gebeurd, krijgt de verantwoordelijke binnen Vesteda de boodschap: er staat een huurcontract klaar, wilt u tekenen voor akkoord. Vervolgens krijgen zowel de huurder als het betrokken team binnen Vesteda een exemplaar van het getekende contract toegestuurd. De hele workflow wordt zo als het ware automatisch gestuurd. Daar hoort bijvoorbeeld ook bij dat als een document twee dagen staat te wachten op ondertekening, er automatisch een herinneringsmail wordt verstuurd. Dus mensen worden door het systeem zelf achter hun broek gezeten dat ze nog een actie hebben te verrichten.” Die digitale handtekening wordt in dit geval overigens gezet opeen manier die het tekenen met de hand zoveel mogelijk benadert. Het is dus niet slechts een klik op een button, wat ook mogelijk was geweest. “Op een iPad doet u dat bijvoorbeeld gewoon met uw vinger en op de desktop kan het met de muis”, verduidelijkt Schlüter.

“Die verkoopaktes beslaan diverse pagina’s, en op elke bladzijde moet u een paraaf zetten, plus een handtekening onder het geheel. Als u dat digitaal doet, kunt u volstaan met alleen die digitale handtekening.”Het digitaal ondertekenen levert Vesteda diverse voordelen op: minder papierverbruik, geen portokosten meer voor het versturen, en de hele handmatige verwerking valt er tussenuit. In fte’s uitgedrukt schat Schlüter dat het minimaal één fte per jaar scheelt. “Onze medewerkers waren in de oude situatie een behoorlijk deel van hun tijd kwijt aan hele simpele administratieve handelingen, zoals naar de printer lopen, inscannen, op de post doen, en meer van dat soort zaken die niet meer bij deze digitale tijd horen.” Naast de verhuur, verkoopt Vesteda ook af en toe woningen. Men is nu aan het kijken of de digitale ondertekening bij de verkoopaktes ingevoerd kan worden. “Ook dat zou het nodige schelen”, aldus Schlüter. “Die verkoopaktes beslaan diverse pagina’s, en op elke bladzijde moet u een paraaf zetten, plus een handtekening onder het geheel. Als u dat digitaal doet, kunt u volstaan met alleen die digitale handtekening. Want daarmee heeft u dan automatisch ook alle overige pagina’s geparafeerd.”