Stadlander
Wilt u de case study later nog eens teruglezen? Download hem nu!
Wooncorporatie vrijwel volledig digitaal met Ondertekenen.nl
voor digitaal ondertekenen
“We hebben zo’n elf- à twaalfhonderd verhuringen per jaar. En het digitaal tekenen scheelt ons vier à vijf uur per klant”
Digitaal ondertekenen bij Stadlander
Onderdeel van Stadlanders digitale dienstverlening is het elektronisch kunnen tekenen van het huurcontract. Dat levert Stadlander de nodige tijdwinst op in het administratieve proces, maar ook de klant heeft er gemak van, omdat die daarvoor niet meer helemaal naar het kantoor van Stadlander hoeft af te reizen. Woningzoekenden komen bij Stadlander online binnen. Met de mogelijkheid ook digitaal het huurcontract te kunnen ondertekenen, kan nu het gehele klanttraject – van woningzoekende tot het uiteindelijke huurderschap – bij Stadlander digitaal worden afgehandeld.
Ondertekenen.nl
Het digitaal tekenen gebeurt met behulp van het Ondertekenen-platform van Evidos (zie Ondertekenen.nl). “Dat gaat kort samengevat als volgt”, schetst Henk Stoutjesdijk, teamleider ICT & Facilitair bij Stadlander: “Wij maken het huurcontract op. Dat wordt met eventuele aanvullende documenten digitaal klaargezet in de portal. De klant krijgt vervolgens een e-mail met de boodschap: uw documenten staan klaar om via bijgaande link getekend te worden. Op het moment dat de klant klikt op die link komt hij uit bij de stappen die doorlopen moeten worden voor het digitaal tekenen van de huurovereenkomst. De eerste stap is de huur betalen via iDeal. Vervolgens komt hij bij de documenten die klaar staan ter ondertekening. Dat ondertekenen vindt plaats via een uitstapje naar Ondertekenen.nl. Het document wordt ‘onderwater’ doorgestuurd naar het platform, de partij dus die certificaten afgeeft op online getekende documenten. De klant zet daar zijn digitale handtekening, wat eigenlijk niks anders is dan via een klik akkoord gaan met de voorwaarden vermeld in het desbetreffende document. Waarna Ondertekenen.nl het document van een zogeheten ‘time stamp’-certificatie voorziet, waarmee de rechtsgeldigheid wordt gewaarborgd. Tot slot wordt het gecertificeerde document gearchiveerd in ons
document-managementsysteem en is het proces afgerond.”
Hamvraag
Het gebruik van het platform levert Stadlander een grote efficiencyslag op. “We hebben zo’n elf- à twaalfhonderd verhuringen per jaar. En het digitaal tekenen scheelt ons vier à vijf uur per klant”, schat Stoutjesdijk. “We hoeven de documenten niet meer uit te printen, te scannen, op te sturen, et cetera.” Dan tot slot nog de hamvraag: waarom heeft Stadlander eigenlijk voor Ondertekenen.nl van Evidos gekozen? “We hebben meerdere oplossingen bekeken”, blikt Stoutjesdijk terug. “Juridisch zat het bij alle oplossingen wel goed. En technisch gezien was Ondertekenen.nl niet de goedkoopste, maar wel het
breedst inzetbaar. Zo is de dienst ook voor het afhandelen van allerlei zakelijke processen, zoals bijvoorbeeld koopovereenkomsten, heel geschikt. Het is onze ambitie om het op termijn ook voor dit doeleind in te zetten. Bovendien waren de technische integratiemogelijkheden met onze eigen infrastructuur beter en flexibeler dan die bij de andere leveranciers.”
De praktijk
In de praktijk is het hier en daar nog even wennen, begrijpen we. “Er zijn klanten die er lyrisch over zijn, maar er zijn er ook die er enige moeite mee hebben en terughoudend reageren. Dat is ook niet zo vreemd, want het is tenslotte voor iedereen nieuw; zowel voor de klant als voor de organisatie. Ook zelf zitten we is een dienst van Evidos midden in een leerproces. Intern loopt het tot nu toe, op enkele uitzonderingen na waarin er door omstandigheden van het standaardproces moest worden afgeweken, naar behoren en bevalt het iedereen uitstekend.”
Bedrijf
Branches
Overige
Contact
Adres
- Prinsessenhof Amalia
- Zijlweg 148A
- 2015 BJ Haarlem
Telefoonummer