Case study 

Het Wonen

Wilt u de case study later nog eens teruglezen? Download hem nu!

Digitaal ondertekenen bij Het Wonen

Het digitaal tekenen van koopovereenkomsten levert woningcorporaties vooral veel tijdwinst op. Vroeger werd zo’n overeenkomst gemaild, geprint, op een bureau gelegd, uiteindelijk getekend, gescand en weer teruggestuurd. Erg omslachtig, zo blijkt eens te meer nu digitaal tekenen in de praktijk echt tot de realiteit behoort. Maar bovendien: “Het is nog veiliger ook”, getuigt directeur Pascal Kamphuis van Het Wonen.

 

“Ondertekenen.nl had direct de bereidheid om zich aan te passen aan onze wensen”

Pascal Kamphuis, directeur van Het Wonen

Het Wonen laat corporaties koopovereenkomsten digitaal ondertekenen

Het Wonen is gespecialiseerd in het optimaliseren van verkoop- en verhuurprocessen in de vastgoedsector. “Wij richten ons daarbij vooral op woningcorporaties en dan met name op de commerciële onderdelen daarvan”, verheldert directeur Pascal Kamphuis. “Dat betekent: de
verkoop van woningen, de verhuur van duurdere huurwoningen, en de verkoop en verhuur van bedrijfs-onroerend goed. Binnen corporaties is dat maar een klein onderdeel van de werkzaamheden, want die houden zich hoofdzakelijk met sociale huurwoningen bezig.”

Het Wonen heeft onder meer een automatiseringssysteem ontwikkeld (Corpoflow) dat specifiek de processen voor dat commerciële
gedeelte begeleidt. Daarmee kan het hele verkoopproces bestuurd worden, met voortgangscontrole en alles wat daarbij komt kijken.

Corpoflow

Het genoemde Corpoflow is een cloudservice waarmee het hele proces van het maken van een koopovereenkomst geautomatiseerd wordt. Met behulp van de input van alle (ook externe) betrokken partijen, zoals bijvoorbeeld bouwkundig adviseurs of taxateurs, wordt er een koopovereenkomst gegenereerd. Deze stakeholders hebben vanaf het begin van het proces input geleverd aan het systeem.
De koopovereenkomst kan vervolgens digitaal worden ondertekend door de tekeningsbevoegde van de corporatie. Dat digitaal tekenen wordt gedaan met behulp van het onderteken-platform (zie Ondertekenen.nl) van Evidos, waarmee een koppeling tot stand is gebracht.

Dat gaat grofweg als volgt: zodra een corporatiemedewerker een woning heeft verkocht, wordt er met één druk op de knop een koopovereenkomst gegenereerd. Die overeenkomst gaat direct of indirect naar de verantwoordelijk bestuurder, die via zijn e-mailbox een verzoek tot digitale ondertekening krijgt. Daarvoor logt die bestuurder in op Corpoflow, waarna hij direct een melding krijgt welke overeenkomst klaar staat voor ondertekening. Vervolgens krijgt hij een overzicht van bijzonderheden, zoals: de taxatiewaarde, de prijs
waarvoor de woning is verkocht, de verhouding tussen taxatiewaarde en verkoopprijs, bijzonderheden die met de koper afgesproken, et cetera. Gaat de betreffende bestuurder met de verkoop akkoord, dan klikt hij vervolgens op ondertekenen, waarna hij op zijn mobiel per sms een zescijferige code krijgt toegestuurd. Vult hij die goed in, dan is de digitale handtekening daarmee een feit.

Hoe veilig?

Kamphuis beschouwt het op deze manier digitaal tekenen als veiliger dan het met de hand tekenen van een verkoopcontract. “Normaal gesproken stel je een overeenkomst op, waarna een bestuurder elke pagina van zijn paraaf voorziet en er zijn handtekening onderzet”, legt hij uit. “Op een moment dat er een fout op een pagina is gemaakt, kan er eenvoudig een nieuwe pagina geprint worden en tussen de bestaande overeenkomst gevoegd worden. Terwijl als er maar een punt gewijzigd wordt in een digitaal getekend document, dan is de digitale handtekening verstoord en de overeenkomst ongeldig. Dus het is ook voor een notaris veel beter verifieerbaar dat het echt die bestuurder is die akkoord is met de voorwaarden die in die overeenkomst staan. Ook hoeft hij geen paraafjes over elkaar heen te leggen om te kijken of ze wel genoeg op elkaar lijken of dat ze met dezelfde pen gezet zijn. Daarnaast kunnen wij heel duidelijk aan een bestuurder een overzicht geven van de belangrijkste waarden die in die overeenkomst staan. Tevens kunnen wij waarborgen dat in die overeenkomst precies hetzelfde staat. Als een overeenkomst geprint wordt, moet de bestuurder zelf controleren of de waarden in de overeenkomst aan de (wettelijke) vereisten voldoen. Dat is veel foutgevoeliger en arbeidsintensiever.”

Waarom Ondertekenen.nl?

Kamphuis hoeft geen moment na te denken bij deze slotvraag. “De flexibiliteit van Ondertekenen.nl om zijn product ten dienste te stellen aan ons systeem gaf de doorslag. We hebben een systeem dat we maximaal proberen aan te passen aan de wensen van onze klant. Daarin willen we eigenlijk geen concessies doen, omdat we echt vanuit gebruikersgemak willen
werken. Ondertekenen.nl was in staat om hieraan te  is een dienst van Evidos voldoen. Andere partijen met soortgelijke producten wilden of konden dat niet voldoende. Ondertekenen.nl had direct de bereidheid om zich aan te passen aan onze wensen”.

“De flexibiliteit van Ondertekenen.nl om zijn
product ten dienste te stellen aan ons systeem gaf de
doorslag”
Pascal Kamphuis, directeur van Het Wonen
Benieuwd hoeveel u kunt besparen?
Vul onze tool in en u weet direct hoeveel u bespaart.