Gapph
Wilt u de case study later nog eens teruglezen? Download hem nu!
Met de iPad tijdelijke contracten op locatie ondertekenen.
Gapph is specialist op gebied van tijdelijk beheer en exploitatie van leegstaand vastgoed. Het bedrijf zorgt ervoor dat de juiste mensen tijdelijk wonen of werken in bijvoorbeeld een kantoorgebouw of een leegstaand pand. Dit gaat op contractbasis. Waar de contracten voorheen op papier ondertekend werden, gebeurt dit sinds kort digitaal met Ondertekenen.nl. “Er gaat voor iedereen een nieuwe wereld open”, aldus Paul Hogenbirk, BI-manager bij Gapph.
“Er gaat voor iedereen een nieuwe wereld open”
Digitaal ondertekenen bij Gapph
Hogenbirk is als Business Intelligence-manager bij Gapph onder meer verantwoordelijk voor het hele ICT-domein. Hij houdt in de gaten wat er op de markt beschikbaar komt aan computerfaciliteiten, informatie en applicaties. Bij de zoektocht naar een oplossing waarmee het proces van ondertekenen van contracten kon worden gedigitaliseerd, kwam hij onder andere uit op Ondertekenen.nl van Evidos en nog een aantal soortgelijke partijen. Hogenbirk: “Ik ben met die partijen gaan bellen, heb een aantal testaccounts aangevraagd en ben ermee aan de slag gegaan. Ondertekenen.nl kwam daar als beste uit.”
Digitaal tekenen
Het hele proces verloopt nu als volgt, schetst Hogenbirk: “Met de geselecteerde Gapph-keeper – de term waarmee Gapph zijn geschikt bevonden kandidaten aanduidt – wordt een afspraak op locatie gemaakt. Door in het systeem de betreffende persoon
aan de betreffende ruimte te koppelen, wordt ondertussen heel simpel en automatisch een contract gegenereerd. De Gapph-keeper krijgt dat een dag voor de afspraak binnen in zijn mailbox om het door te lezen. Hij kan het dan nog niet tekenen. Op locatie, een dag later, beslist de persoon definitief of hij daar wil wonen, of zijn bedrijf wil huisvesten. Zo ja, dan gaan we over tot de digitale ondertekening. Daarvoor krijgt de desbetreffende persoon een sms’je toegestuurd met een code. Die code voert hij bij ons in op de iPad. Zodra blijkt dat het de juiste code is, gaat hij door naar het volgende scherm en mag hij digitaal ondertekenen. We hebben daarvoor speciale pennen aangeschaft. Dus mensen tekenen niet met hun vinger, maar echt met een pen, zodat we het normale ondertekenproces zo goed mogelijk benaderen. Het contract wordt vervolgens direct
toegestuurd naar de persoon die heeft ondertekend en komt tegelijk ondertekend en wel in ons systeem terecht. Daarmee is de cirkel rond.”
Viertraps-verificatie
Hogenbirk is overtuigd van de veiligheid van het geheel. Je kunt het typeren als een viertrapsverificatie, legt hij uit. “Als eerste verificatie krijgt de persoon in kwestie het te ondertekenen contract digitaal toegestuurd. Vervolgens krijgt hij een sms’je op zijn mobiel met daarin een code, dat is verificatiestap twee. De derde verificatiestap is dat hij digitaal ondertekent met zijn naam en handtekening op de iPad. En de vierde verificatiestap is dat hij automatisch zijn contract ontvangt, getekend en wel, op zijn e-mailadres, terwijl wij het getekende contract ook direct ontvangen in ons systeem. Juridisch gezien is dat – Evidos heeft dat ook uit laten zoeken – een zeer doortimmerde constructie. Vervalsing bij een traditionele ondertekening op papier is makkelijker te realiseren dan bij deze digitale procedure. Er zijn
zoveel momenten waarop iets wordt gelogd in het systeem, dat we op diverse momenten kunnen zien of er iets gebeurd is dat niet door de beugel kan.
Bedrijf
Branches
Overige
Contact
Adres
- Prinsessenhof Amalia
- Zijlweg 148A
- 2015 BJ Haarlem
Telefoonummer