Talent & Pro

Hoe verloopt de samenwerking met Evidos?

Wouter: “Super goed. De mensen achter Evidos zijn erg behulpzaam en denken mee aan een oplossing waar de gebruiker blij van wordt. Het is een informele club waar we direct mee kunnen schakelen. Zeker gedurende de implementatiefase was dat erg prettig.“

Hoe werkt digitaal ondertekenen nu eigenlijk?

Pepijn: “Allereerst wordt het contract opgemaakt bij de afdeling HR. Wij sturen het vervolgens voor digitaal akkoord naar een ondertekenaar vanuit de directie. Deze kan het contract gemakkelijk openen en ondertekenen op de computer of smartphone. Een handtekening wordt gezet door deze te ‘tekenen’ met de muis of met je vinger. Je kunt dit het beste vergelijken met het zetten van je handtekening bij ontvangst van een pakketje. Na akkoord van de ondertekenaar ontvangt de nieuwe medewerker een e-mail met daarin een link die leidt naar het contract. Dit contract wordt geopend in de beveiligde omgeving van Signhost, het systeem achter Ondertekenen.nl. Hier kan het contract geraadpleegd en ondertekend worden.

Na akkoord krijgt de medewerker direct een SMS verificatie met een beveiligingscode op het telefoonnummer dat is afgegeven bij het invullen van de aanmeldingsformulieren. De nieuwe medewerker voert deze code in de beveiligde omgeving van Signhost in waarmee het ondertekenen afgerond wordt. Het ondertekende contract wordt hierna automatisch doorgestuurd naar de afdeling HR. Hier wordt nog een laatste controle uitgevoerd op de ingevulde informatie. Staat alles goed? Dan wordt het contract automatisch verwerkt in onze administratie. Hartstikke makkelijk!”

En, bevalt het?

Pepijn: “Zeker! Digitaal ondertekenen scheelt heel veel werk. Niet alleen voor de afdeling HR, maar ook voor de andere partijen die hier direct mee te maken hebben. Daarnaast neemt het hele proces een stuk minder tijd in beslag. Waar we eerder een traject doorliepen van circa twee weken, kan het ondertekenen van een contract nu in één dag worden afgerond. Daarnaast kunnen we vanuit HR het traject goed monitoren. Je kunt dit vergelijken met het volgen van je bol.com pakketje. Zo zien we in één oogopslag in welke keten van het proces er eventuele vertraging optreedt en kunnen we op tijd ingrijpen indien nodig.”

Wat vinden medewerkers van digitaal ondertekenen?

Talent&Pro collega’s Sander van der Lijn en Robin Kempes behoren tot de eerste collega’s die gebruik hebben gemaakt van digitaal ondertekenen. Beide hadden hier vooraf nog geen ervaring mee. Tijdens hun introductieperiode bij Talent&Pro werd het proces aan hen uitgelegd. Sander: “Het digitaal ondertekenen ging super simpel en snel. In no time was het contract ondertekend.” Robin sluit zich hierbij aan: “Het was vooral een kwestie van een link aanklikken en de instructies volgen. Dat beviel me goed!”

Staan er nog meer digitaliseringsslagen op de planning?

Wouter: “We zijn momenteel bezig met digital recruitment & matching. Hierbij kunnen we externe kandidaten en medewerkers eenvoudig matchen met alle aanvragen van klanten die we binnen krijgen. Medewerkers en People Managers kunnen gemakkelijk het profiel en de bijbehorende competenties updaten zodat deze direct gebruikt kunnen worden voor het matchingsproces.

Ook willen we op korte termijn gebruik maken van Office 365. Hiermee kunnen we beter en gemakkelijker samenwerken tijdens kleinere, tijdelijke projecten. Niet alleen als overkoepelende organisatie, maar ook bijvoorbeeld binnen de units. Office 365 kan ingezet worden voor kennisdeling; een soort interne social media.

Ten slotte staat er in 2017 een grote digitaliseringsslag gepland zoals onboarding. Zodra een medewerker in dienst komt of een externe kandidaat wordt aangetrokken moet er van alles geregeld worden. Van het regelen van de leaseauto, tot het kunnen schrijven van uren. Daar zijn veel afdelingen bij betrokken waarbij veel communicatie richting de medewerker/kandidaat plaatsvindt. We streven naar een eenduidige en professionele uitstraling richting deze groep. Hierom willen we alle communicatie onderbrengen in één geautomatiseerd geheel.

Kortom, we zijn continu in beweging!”