Case study Talent & Pro – Elektronische handtekening

Download de Case study van Talent & Pro

Digitaal ondertekenen bij Talent&Pro

Digitaliseren is tegenwoordig niet meer weg te denken uit onze dagelijkse gang van zaken. Denk bijvoorbeeld eens aan het gebruik van WhatsApp om gemakkelijk in contact te komen met een organisatie. Om een efficiënte bedrijfsvoering na te streven is het daarom ook erg belangrijk om zulke digitaliseringslagen door te voeren in de bestaande processen. Een mooi voorbeeld hiervan is de ontwikkeling die Talent&Pro recent heeft doorgemaakt op het gebied van digitaal ondertekenen.

Wij spraken met Wouter Smeets, Manager Business Services bij Redmore, en Pepijn de Munnik, HR adviseur bij Talent&Pro, over deze interessante ontwikkeling.

Wat was de aanleiding om gebruik te maken van digitaal ondertekenen?

Wouter: “Talent&Pro is een bloeiende organisatie met een toenemend aantal nieuwe medewerkers. Het aannemen van deze nieuwe collega’s omvat een formeel gedeelte waarbij contracten, zoals arbeidsovereenkomsten, getekend moeten worden. Dit was altijd een erg inefficiënt proces waarbij er veel geprint, gescand, fysiek getekend en per post verstuurd moest worden. Vervolgens werd dit riedeltje ook weer aan de kant van de nieuwe medewerker uitgevoerd. Gelukkig kan dit tegenwoordig veel eenvoudiger en een stuk milieu vriendelijker.”

Eenvoudiger? Leg eens uit

Wouter: “Tegenwoordig is het mogelijk om het proces van ondertekenen te digitaliseren. Wij werken hiervoor samen met Evidos, marktleider in oplossingen voor de elektronische handtekening en digitale identiteit en brein achter Ondertekenen.nl. Met digitaal ondertekenen wordt onnodig printen, scannen, faxen, gegevens overtypen en post versturen voorkomen. Het bijkomende voordeel is dat het hele proces een flink stuk sneller gaat. Arbeidsovereenkomsten worden, na akkoord van de medewerker, automatisch opgemaakt. ”

Hoe verloopt de samenwerking met Evidos?

Wouter: “Super goed. De mensen achter Evidos zijn erg behulpzaam en denken mee aan een oplossing waar de gebruiker blij van wordt. Het is een informele club waar we direct mee kunnen schakelen. Zeker gedurende de implementatiefase was dat erg prettig.“

“Het bijkomende voordeel is dat het hele proces een flink stuk sneller gaat. Arbeidsovereenkomsten worden, na akkoord van de medewerker, automatisch opgemaakt. ”

  • Vraag nu een demo aan

Hoe werkt digitaal ondertekenen nu eigenlijk?

Pepijn: “Allereerst wordt het contract opgemaakt bij de afdeling HR. Wij sturen het vervolgens voor digitaal akkoord naar een ondertekenaar vanuit de directie. Deze kan het contract gemakkelijk openen en ondertekenen op de computer of smartphone. Een handtekening wordt gezet door deze te ‘tekenen’ met de muis of met je vinger. Je kunt dit het beste vergelijken met het zetten van je handtekening bij ontvangst van een pakketje. Na akkoord van de ondertekenaar ontvangt de nieuwe medewerker een e-mail met daarin een link die leidt naar het contract. Dit contract wordt geopend in de beveiligde omgeving van Signhost, het systeem achter Ondertekenen.nl. Hier kan het contract geraadpleegd en ondertekend worden.

Na akkoord krijgt de medewerker direct een SMS verificatie met een beveiligingscode op het telefoonnummer dat is afgegeven bij het invullen van de aanmeldingsformulieren. De nieuwe medewerker voert deze code in de beveiligde omgeving van Signhost in waarmee het ondertekenen afgerond wordt. Het ondertekende contract wordt hierna automatisch doorgestuurd naar de afdeling HR. Hier wordt nog een laatste controle uitgevoerd op de ingevulde informatie. Staat alles goed? Dan wordt het contract automatisch verwerkt in onze administratie. Hartstikke makkelijk!”

“Staat alles goed? Dan wordt het contract automatisch verwerkt in onze administratie. Hartstikke makkelijk!”

En, bevalt het?

Pepijn: “Zeker! Digitaal ondertekenen scheelt heel veel werk. Niet alleen voor de afdeling HR, maar ook voor de andere partijen die hier direct mee te maken hebben. Daarnaast neemt het hele proces een stuk minder tijd in beslag. Waar we eerder een traject doorliepen van circa twee weken, kan het ondertekenen van een contract nu in één dag worden afgerond. Daarnaast kunnen we vanuit HR het traject goed monitoren. Je kunt dit vergelijken met een volgen van je bol.com pakketje. Zo zien we in één oogopslag in welke keten van het proces er eventuele vertraging optreedt en kunnen we op tijd ingrijpen indien nodig.”

“Waar we eerder een traject doorliepen van circa twee weken, kan het ondertekenen van een contract nu in één dag worden afgerond.”

Wat vinden medewerkers van digitaal ondertekenen?

Talent&Pro collega’s Sander van der Lijn en Robin Kempes behoren tot de eerste collega’s die gebruik hebben gemaakt van digitaal ondertekenen. Beide hadden hier vooraf nog geen ervaring mee. Tijdens hun introductieperiode bij Talent&Pro werd het proces aan hen uitgelegd. Sander: “Het digitaal ondertekenen ging super simpel en snel. In no time was het contract ondertekend.” Robin sluit zich hierbij aan: “Het was vooral een kwestie van een link aanklikken en de instructies volgen. Dat beviel me goed!”

Staan er nog meer digitaliseringsslagen op de planning?

Wouter: “We zijn momenteel bezig met digital recruitment & matching. Hierbij kunnen we externe kandidaten en medewerkers eenvoudig matchen met alle aanvragen van klanten die we binnen krijgen. Medewerkers en People Managers kunnen gemakkelijk het profiel en de bijbehorende competenties updaten zodat deze direct gebruikt kunnen worden voor het matchingsproces.

Ook willen we op korte termijn gebruik maken van Office 365. Hiermee kunnen we beter en gemakkelijker samenwerken tijdens kleinere, tijdelijke projecten. Niet alleen als overkoepelende organisatie, maar ook bijvoorbeeld binnen de units. Office 365 kan ingezet worden voor kennisdeling; een soort interne social media.

Ten slotte staat er in 2017 een grote digitaliseringsslag gepland zoals onboarding. Zodra een medewerker in dienst komt of een externe kandidaat wordt aangetrokken moet er van alles geregeld worden. Van het regelen van de leaseauto, tot het kunnen schrijven van uren. Daar zijn veel afdelingen bij betrokken waarbij veel communicatie richting de medewerker/kandidaat plaatsvindt. We streven naar een eenduidige en professionele uitstraling richting deze groep. Hierom willen we alle communicatie onderbrengen in één geautomatiseerd geheel.

Kortom, we zijn continu in beweging!”


Ondertekenen.nl is een online dienst waarmee u eenvoudig documenten kunt laten ondertekenen. Voorkom onnodig printen, scannen, faxen, gegevens overtypen en post versturen. Verlies geen tijd met wachten op een papieren handtekening. Het kan sneller, goedkoper en gebruikersvriendelijker.