Case study Please Payroll – Elektronische handtekening

Download de Case study van Please Payroll

Arbeidscontracten digitaal ondertekend

Snelheid van handelen is in de human-resourcemarkt enorm belangrijk. Als bijvoorbeeld een arbeidscontract wekenlang ongetekend in een tas blijft zitten, blijft de betaling uit en worden zowel de werkgever als de werknemer geconfronteerd met onnodige risico’s. “Met de digitale handtekening kunnen we het aannameproces van personeel enorm versnellen en vergemakkelijken”, aldus directeur Hans van de Ven van Please Payroll.

Please Payroll verzorgt het ‘juridisch werkgeverschap’ voor inmiddels zo’n 1300 bedrijven. Dit betekent dat de klanten van Please Payroll zelf hun werknemers werven en afspraken maken over het salaris, maar vervolgens zaken als het opstellen van het arbeidscontract, de uitbetaling van het salaris en verzuimbegeleiding overlaten aan Please Payroll. “Wij bieden volledige ontzorging waardoor onze klanten zich kunnen focussen op hun core business”, zo vat Hans van de Ven het samen.

“Fouten zijn verleden tijd sinds de introductie van digitaal ondertekenen”.

Duidelijke urenregistratie

“We zoeken daarbij altijd naar de innovatie”, vervolgt Van de Ven. Een voorbeeld van zo’n innovatie is volgens de directeur het webportaal dat Please Payroll al in 2005 introduceerde. “Voor die tijd werden urendeclaraties en de informatie over nieuwe werknemers via diverse wegen en in allerlei vormen aangeleverd; per mail, fax, post, getypt, met de hand geschreven… Je kon het eigenlijk zo gek niet bedenken. Met als gevolg dat we steeds meer mensen nodig hadden om de aangeleverde informatie te verwerken en er nog altijd fouten werden gemaakt, en fouten zijn eigenlijk altijd kostbaar.”

Die fouten zijn verleden tijd sinds de introductie van de online portal waarop bijvoorbeeld de medewerker kan inloggen met een gebruikersnaam, wachtwoord en persoonlijke code om zaken in te voeren zoals de gewerkte uren. “Na het invoeren van de uren krijgt de opdrachtgever een signaal en kan hij of zij inloggen op onze portal om het ‘urenbriefje’ te wijzigen of accorderen.” Door te accorderen plaatst de opdrachtgever digitaal zijn handtekening onder het urenbriefje.

Arbeidscontracten snel ondertekend

De kracht van de digitale handtekening bewijst zich niet alleen bij het accorderen van urenbriefjes, maar ook bij het ondertekenen van arbeidscontracten. “Snelheid van handelen is enorm belangrijk. Bijvoorbeeld in de horeca kan een sollicitant vaak al de dag na het sollicitatiegesprek aan de slag. Maar daarvoor moet er wel een ondertekend arbeidscontract zijn. Ook moet er een kopie van een geldig identiteitsbewijs zijn gemaakt, voordat de werknemer zijn werkzaamheden gaat uitvoeren.”

In de praktijk belanden contracten echter vaak in een tas of op een stapel papier om pas weken later weer ondertekend terug te worden gestuurd, stelt Van de Ven. “Dat hele proces hebben we daarom versneld door het contract via het webportaal beschikbaar te stellen en digitaal te laten ondertekenen.” Direct na het arbeidsvoorwaardengesprek met de werkgever ontvangt de werknemer het opgemaakte, digitale arbeidscontract via zijn of haar persoonlijke online Please-account. Als de werknemer akkoord is met de inhoud, kan het contract met een persoonlijke sms-code direct online worden ondertekend.

Volgens de directeur van Please Payroll leert de ervaring dat een digitaal contract vrijwel direct van een handtekening wordt voorzien. Een medewerker kan daardoor sneller aan de slag en alle gemaakte afspraken tussen hem en de werkgever liggen direct vast. Een bijkomend voordeel is dat er aanzienlijk kan worden bespaard op de portokosten, wat volgens Van de Ven zeker niet onbelangrijk is. “Aangezien we inmiddels jaarlijks twintigduizend werknemers ‘verlonen’, loopt de besparing aardig op.”

Snel up-and-running

Please Payroll introduceerde de mogelijkheid om arbeidscontracten digitaal te ondertekenen in 2013. Sinds 2014 wordt gebruik gemaakt van het Signhost-platform van Evidos, een specialist in het plaatsen van digitale handtekeningen. Dit platform is via een application programming interface volledig geïntegreerd in het webportaal van Please Payroll zodat een contract kan worden ondertekend zonder de persoonlijke Please-omgeving te verlaten. “Dit is door Evidos erg goed opgepakt”, oordeelt Van de Ven. “Nadat we met Evidos in contact kwamen, was een groot deel van onze wensen snel geïmplementeerd en binnen twee weken waren we up-and-running.”

“Binnen twee weken ware we up-and- running”- VAN DE VEN

  • Vraag nu een demo aan

  • Dit veld is bedoeld voor validatiedoeleinden en moet niet worden gewijzigd.

“We plaatsen nu zo’n 25 duizend digitale handtekeningen per jaar”- VAN DE VEN

Zelf bouwen geen optie

“We plaatsen nu zo’n vijfentwintigduizend handtekeningen per jaar, en dat aantal neemt nog altijd toe”, besluit Van de Ven. “Met Signhost van Evidos hebben we een platform dat die aantallen aankan én dat tegen een kostprijs die acceptabel is. Door een specialistische partij zoals Evidos in te schakelen, kunnen ook wij ons focussen op onze core business Het zelf bouwen van een oplossing voor het plaatsen van digitale handtekeningen was voor ons dan ook geen optie.”


Ondertekenen.nl is een online dienst waarmee u eenvoudig documenten kunt laten ondertekenen. Voorkom onnodig printen, scannen, faxen, gegevens overtypen en post versturen. Verlies geen tijd met wachten op een papieren handtekening. Het kan sneller, goedkoper en gebruikersvriendelijker.