Case study 

Please Payroll

Wilt u de case study later nog eens teruglezen? Download hem nu!

Arbeidscontracten digitaal ondertekend

Snelheid van handelen is in de human-resourcemarkt enorm belangrijk. Als bijvoorbeeld een arbeidscontract wekenlang ongetekend in een tas blijft zitten, blijft de betaling uit en worden zowel de werkgever als de werknemer geconfronteerd met onnodige risico’s. “Met de digitale handtekening kunnen we het aannameproces van personeel enorm versnellen en vergemakkelijken”, aldus directeur Hans van de Ven van Please Payroll.

Please Payroll verzorgt het ‘juridisch werkgeverschap’ voor inmiddels zo’n 1300 bedrijven. Dit betekent dat de klanten van Please Payroll zelf hun werknemers werven en afspraken maken over het salaris, maar vervolgens zaken als het opstellen van het arbeidscontract, de uitbetaling van het salaris en verzuimbegeleiding overlaten aan Please Payroll. “Wij bieden volledige ontzorging waardoor onze klanten zich kunnen focussen op hun core business”, zo vat Hans van de Ven het samen.

“Fouten zijn verleden tijd sinds de introductie van digitaal ondertekenen”.

Hans van de Ven , directeur Please Payroll

Duidelijke urenregistratie

De kracht van de digitale handtekening bewijst zich niet alleen bij het accorderen van urenbriefjes, maar ook bij het ondertekenen van arbeidscontracten. “Snelheid van handelen is enorm belangrijk. Bijvoorbeeld in de horeca kan een sollicitant vaak al de dag na het sollicitatiegesprek aan de slag. Maar daarvoor moet er wel een ondertekend arbeidscontract zijn. Ook moet er een kopie van een geldig identiteitsbewijs zijn gemaakt, voordat de werknemer zijn werkzaamheden gaat uitvoeren.”

In de praktijk belanden contracten echter vaak in een tas of op een stapel papier om pas weken later weer ondertekend terug te worden gestuurd, stelt Van de Ven. “Dat hele proces hebben we daarom versneld door het contract via het webportaal beschikbaar te stellen en digitaal te laten ondertekenen.” Direct na het arbeidsvoorwaardengesprek met de werkgever ontvangt de werknemer het opgemaakte, digitale arbeidscontract via zijn of haar persoonlijke online Please-account. Als de werknemer akkoord is met de inhoud, kan het contract met een persoonlijke sms-code direct online worden ondertekend.

Zelf bouwen geen optie

“We plaatsen nu zo’n vijfentwintigduizend handtekeningen per jaar, en dat aantal neemt nog altijd toe”, besluit Van de Ven. “Met Signhost van Evidos hebben we een platform dat die aantallen aankan én dat tegen een kostprijs die acceptabel is. Door een specialistische partij zoals Evidos in te schakelen, kunnen ook wij ons focussen op onze core business. Het zelf bouwen van een oplossing voor het plaatsen van digitale handtekeningen was voor ons dan ook geen optie.”

Snel up-and-running

Please Payroll introduceerde de mogelijkheid om arbeidscontracten digitaal te ondertekenen in 2013. Sinds 2014 wordt gebruik gemaakt van het Signhost-platform van Evidos, een specialist in het plaatsen van digitale handtekeningen. Dit platform is via een application programming interface volledig geïntegreerd in het webportaal van Please Payroll zodat een contract kan worden ondertekend zonder de persoonlijke Please-omgeving te verlaten. “Dit is door Evidos erg goed opgepakt”, oordeelt Van de Ven. “Nadat we met Evidos in contact kwamen, was een groot deel van onze wensen snel geïmplementeerd en binnen twee weken waren we up-and-running.”

Klaar binnen

2 weken

Handtekeningen per jaar

25 000

Duidelijke urenregistratie

De kracht van de digitale handtekening bewijst zich niet alleen bij het accorderen van urenbriefjes, maar ook bij het ondertekenen van arbeidscontracten. “Snelheid van handelen is enorm belangrijk. Bijvoorbeeld in de horeca kan een sollicitant vaak al de dag na het sollicitatiegesprek aan de slag. Maar daarvoor moet er wel een ondertekend arbeidscontract zijn. Ook moet er een kopie van een geldig identiteitsbewijs zijn gemaakt, voordat de werknemer zijn werkzaamheden gaat uitvoeren.”

In de praktijk belanden contracten echter vaak in een tas of op een stapel papier om pas weken later weer ondertekend terug te worden gestuurd, stelt Van de Ven. “Dat hele proces hebben we daarom versneld door het contract via het webportaal beschikbaar te stellen en digitaal te laten ondertekenen.” Direct na het arbeidsvoorwaardengesprek met de werkgever ontvangt de werknemer het opgemaakte, digitale arbeidscontract via zijn of haar persoonlijke online Please-account. Als de werknemer akkoord is met de inhoud, kan het contract met een persoonlijke sms-code direct online worden ondertekend.

Zelf bouwen geen optie

“We plaatsen nu zo’n vijfentwintigduizend handtekeningen per jaar, en dat aantal neemt nog altijd toe”, besluit Van de Ven. “Met Signhost van Evidos hebben we een platform dat die aantallen aankan én dat tegen een kostprijs die acceptabel is. Door een specialistische partij zoals Evidos in te schakelen, kunnen ook wij ons focussen op onze core business. Het zelf bouwen van een oplossing voor het plaatsen van digitale handtekeningen was voor ons dan ook geen optie.”

Snel up-and-running

Please Payroll introduceerde de mogelijkheid om arbeidscontracten digitaal te ondertekenen in 2013. Sinds 2014 wordt gebruik gemaakt van het Signhost-platform van Evidos, een specialist in het plaatsen van digitale handtekeningen. Dit platform is via een application programming interface volledig geïntegreerd in het webportaal van Please Payroll zodat een contract kan worden ondertekend zonder de persoonlijke Please-omgeving te verlaten. “Dit is door Evidos erg goed opgepakt”, oordeelt Van de Ven. “Nadat we met Evidos in contact kwamen, was een groot deel van onze wensen snel geïmplementeerd en binnen twee weken waren we up-and-running.”

Klaar binnen

2 weken

Handtekeningen per jaar

25 000
“Binnen twee weken waren wij up & running”
Hans van de Ven , directeur Please Payroll
Benieuwd hoeveel u kunt besparen?
Vul onze tool in en u weet direct hoeveel u bespaart.