Ondertekenen.nl introduceert de Bulk Service. Vanaf nu is het mogelijk om een document in één keer naar zo veel personen als u maar wilt digitaal ter ondertekening te sturen. U levert de persoonsgegevens aan met een bericht dat ter begeleiding dient in de uitnodigingsmail voor de ondertekenaars en Ondertekenen.nl doet de rest. De status per individueel ondertekenverzoek is voor u in te zien in het portaal.

Het onderteken proces

Ondertekenen.nl verzorgt het uitsturen van de documenten als een service.

De ondertekenverzoeken worden uitgestuurd in de termijn gespecificeerd bij (nummer). Alle ondertekenaars zullen een email ontvangen met het standaard bericht zoals aangegeven bij (nummer) en een link die ze naar de portaal van Ondertekenen.nl stuurt waar ondertekend kan worden. In de portal wordt eerst het document getoond, waarna eventueel per SMS (nummer) moet worden geauthenticeerd. Dan kan het document worden ondertekend middels touch,
trackpad, of muis. Een eventuele 2e ondertekenaar – iemand intern – is nu aan de beurt om te tekenen en zal per email een uitnodiging ontvangen.

Wanneer het document door alle ondertekenaars is ondertekend zullen er twee emails worden verstuurd naar de accounthouder, 1 bevat het ondertekende document, 1 bevat de transactiebon.
Het is van belang dat deze documenten ordelijk worden bewaard. Wanneer het om grote aantallen documenten gaat is het efficiënt om een online tool automatisch de documenten uit alle ontvangen berichten te verwerken. Een voorbeeld hiervan is Zapier, welke bijvoorbeeld automatisch documenten uit binnengekomen emails kan organiseren in een dropbox account. Dit
is één voorbeeld om gemakkelijk alle ondertekende documenten te verzamelen, maar je staat vrij een eigen manieren te implementeren. Wel raden wij aan dit zelf te automatiseren aangezien het
alternatief is om de documenten handmatig te downloaden via onze portal – iets wat bij grote aantallen transacties veel tijd kost.

Het is mogelijk om een korte rondleiding door het portaal te krijgen van de supportafdeling van Ondertekenen.nl. In 15 minuten kan middels het delen van een computerscherm worden uitgelegd hoe de transacties inzichtelijk kunnen worden gemaakt en eventueel te annuleren zijn.

Online demo

Afronding

Alle ondertekenaars hebben de vrijheid om het ondertekenverzoek open te laten staan, te weigeren, of te ondertekenen. Aan het eind van de ingestelde termijn bij (nummer) komen alle ondertekenverzoeken die nog open staan te vervallen en is het proces afgerond. Alle transacties zijn nogsteeds onzichtbaar in de portal, echter zijn de documenten van de niet ondertekende transacties niet inzichtbaar. Vanaf dit moment blijven van de ondertekende transacties de documenten nog 2 weken op de servers van Ondertekenen.nl waarna ze automatisch zullen worden verwijderd. Het is dus belangrijk om alle documenten te downloaden voordat deze worden verwijderd. Wat er vervolgens met het account en eventueel overgebleven credits gebeurd staat vermeldt in de afgesproken overeenkomst met Ondertekenen.nl.

Kom met ons in contact om de mogelijkheden te bespreken. 

Contact