Please Payroll verzorgt het ‘juridisch werkgeverschap’ voor inmiddels zo’n negenhonderd bedrijven uit het mkb. Dit betekent dat de klanten van Please Payroll zelf hun werknemers werven en afspraken maken over het salaris, maar vervolgens zaken als de uitbetaling van het salaris en verzuimbegeleiding overlaten aan Please Payroll. “Wij bieden volledige ontzorging waardoor onze klanten zich kunnen focussen op hun kerncompetenties”, zo vat Hans van de Ven het samen.
Duidelijke urenregistratie
“We zoeken daarbij altijd naar de innovatie”, vervolgt Van de Ven. Een voorbeeld van zo’n innovatie is volgens de directeur het webportaal dat Please Payroll al in 2005 introduceerde. “Voor die tijd werden urendeclaraties en de informatie over nieuwe werknemers via diverse wegen en in allerlei vormen aangeleverd; per mail, fax, post, getypt, met de hand geschreven… Je kon het eigenlijk zo gek niet bedenken. Met als gevolg dat we steeds meer mensen nodig hadden om de aangeleverde informatie te verwerken en er nog altijd fouten werden gemaakt, en fouten zijn eigenlijk altijd kostbaar.”Die fouten zijn verleden tijd sinds de introductie van de online portal waarop bijvoorbeeld de medewerker kan inloggen met een gebruikersnaam, wachtwoord en persoonlijke code om zaken in te voeren zoals de gewerkte uren. “Na het invoeren van de uren krijgt de opdrachtgever een signaal en kan hij of zij inloggen op onze portal om het ‘urenbriefje’ te wijzigen of accorderen.” Door te accorderen plaatst de opdrachtgever online zijn handtekening onder het urenbriefje.
Een arbeidsovereenkomst snel ondertekend
De kracht van de digitale handtekening bewijst zich niet alleen bij het accorderen van urenbriefjes, maar ook bij het tekenen van overeenkomsten. “Snelheid van handelen is enorm belangrijk. Bijvoorbeeld in de horeca kan een sollicitant vaak al de dag na het sollicitatiegesprek aan de slag. Maar om tot een tijdige betaling over te kunnen gaan, moet er wel een ondertekend arbeidscontract liggen. Ook moet er een kopie van een geldig identiteitsbewijs zijn gemaakt voordat de werknemers zijn werkzaamheden gaat uitvoeren.”In de praktijk belanden arbeidscontracten echter vaak in een tas of op een stapel papier om pas weken later weer ondertekend terug te worden gestuurd, stelt Van de Ven. “Dat hele proces hebben we daarom versneld door het arbeidsovereenkomst via het webportaal beschikbaar te stellen en online te laten tekenen.” Direct na het arbeidsvoorwaardengesprek met de werkgever ontvangt de werknemer het opgemaakte arbeidscontract via zijn of haar persoonlijke online Please-account. Als de werknemer akkoord is met de inhoud, kan het contract met een persoonlijke sms-code direct online worden ondertekend. Volgens de directeur van Please Payroll leert de ervaring dat een digitaal contract vrijwel direct van een handtekening wordt voorzien. Een medewerker kan daardoor sneller aan de slag en alle gemaakte afspraken tussen hem en de werkgever liggen direct vast. Een bijkomend voordeel is dat er aanzienlijk kan worden bespaard op de portokosten, wat volgens Van de Ven zeker niet onbelangrijk is. “Aangezien we jaarlijks tienduizend werknemers ‘verlonen’, loopt de besparing aardig op.”
Snel up-and-running
Please Payroll introduceerde de mogelijkheid om overeenkomsten elektronisch te tekenen in 2013. Sinds 2014 wordt gebruik gemaakt van ondertekenen.nl, een specialist in het plaatsen van digitale handtekeningen. Dit platform is via een application programming interface volledig geïntegreerd in het webportaal van Please Payroll zodat een contract kan worden ondertekend zonder de persoonlijke Please-omgeving te verlaten. “Dit is door Evidos erg goed opgepakt”, oordeelt Van de Ven. “Nadat we met Evidos in contact kwamen, was een groot deel van onze wensen snel geïmplementeerd en binnen twee weken waren we up-and-running.”
Zelf bouwen geen optie
“We plaatsen nu zo’n 25 duizend elektronische handtekeningen per jaar, en dat aantal neemt nog altijd toe”, besluit Van de Ven. “Met Ondertekenen.nl van Evidos hebben we een platform dat die aantallen aankan, en dat tegen een kostprijs die acceptabel is. Door een specialistische partij zoals Evidos in te schakelen, kunnen ook wij ons focussen op onze kerncompetenties. Het zelf bouwen van een oplossing voor het plaatsen van digitale handtekeningen was voor ons dan ook geen optie.”